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外贸公司最常抱怨的环节之一，就是工厂给的装箱单惨不忍睹。品名写的是内部叫法，数量单位五花八门，毛重净重全没有。可出口报关要的是规范的申报资料，夹在中间的外贸公司怎么处理？我们做代理出口报关，和很多外贸公司合作，慢慢摸索出一套让工厂信息“标准化”的方法，今天分享给做外贸的朋友。

第一步：给工厂固定的装箱单模板
不要每次都让工厂自由发挥。外贸公司可以自己做一个Excel模板，里面带必填项：品名（规范描述，材质+用途）、数量、单位、单价、总价、净重、毛重、箱数、唛头、品牌情况。然后发给工厂，要求按模板填。我们深圳报关行可以帮外贸公司定制这种模板，把经常出口的产品类别列清楚，工厂直接选填就行。这比事后修改省力百倍。

第二步：建立产品名称对照表
工厂说“月亮弯架”，实际是“不锈钢浴室架”；工厂说“四方塞”，其实是“塑胶管塞”。外贸公司可以逐渐积累一份“工厂叫法”和“报关规范品名”的对照表，出货时直接转换。我们代理出口报关时，遇到有固定产品线的客户，也会帮他们建立这种对照库，以后出同类产品直接调取，又快又准。

第三步：重量和件数必须称量，不能估
很多工厂装箱单的毛重净重是手写估算的，一称量差个几十公斤很正常。外贸公司最好要求工厂在成品入库后，实际称重并拍照。空运出口报关和DHL报关、UPS报关、FEDEX报关，重量更是关键，过磅数据一上传，和你的单证对不上马上出问题。

第四步：敏感货的辨识交给专业人员
有些产品，外贸公司自己也不确定算不算敏感货。我们建议，拿到工厂新产品资料后，第一时间发给报关行判断。我们深圳报关公司的原则是：只要沾边化工品、危险品、食品、医疗产品，马上反馈客户，坚决不接。这样外贸公司可以提前跟国外客户沟通，换品或者找有资质的渠道，而不是等到货做好才发现出不去。

工厂的原始资料是“矿石”，外贸公司是“冶炼厂”，报关行是“精加工”。把中间这个转换过程做好了，出口报关的资料质量就有了保证。