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有些客户常年合作，为了方便，会把公司的电子口岸卡、报关专用章、甚至原产地证空白页寄存在报关行。出发点是好的，一票一寄太麻烦。但作为负责任的报关行，我们想提醒客户：报关行代为保管重要原件，需要有严格的管理机制，否则双方都有风险。我们做代理出口报关，对客户资料保管非常谨慎。

保管不当可能引发什么风险？
电子口岸卡如果被盗用，可以操作企业名下的所有进出口业务，包括接受委托、调取数据等。报关章被盖在不明文件上，可能产生法律纠纷。原产地证空白页流失，可能被用于伪造证书。我们深圳报关行原则上不为客户长期保管电子口岸卡和印章，每次用完即还，或者要求客户派人现场操作电子委托授权。我们只保管电子版的报关底单和业务档案，不托管硬件和空白单证。

我们的保管规矩
对于必须临时保存的纸质资料，我们深圳报关公司设有上锁的档案柜，借还登记，权限分开。对于电子数据，有权限管理和加密备份。跟客户签署协议时会明确保管责任。代理出口报关业务中，客户最常留的是盖章后的空白发票和装箱单，这些我们也只保留当前票次有效期内，结关后即销毁。

客户自己也要做好备份
不管报关行保管得多好，客户自己手上应该始终掌握一套完整的出口单证。尤其是报关单底单、退税联、放行通知书，电子版和纸质版都要存。我们操作空运出口报关和DHL报关、UPS报关、FEDEX报关，都会在放行后第一时间把完整底单发给客户。

敏感货单证保管风险更高
化工品、危险品、食品、医疗产品的出口单证往往包含危包证、卫生证、药监批文等，这些一旦丢失或被盗用，后果比普货单证严重得多。我们不做这四类货，手上就不会有这些高风险单据。

选择报关行，不光看报关能力，也要看对方对客户资料的保护意识。我们珍惜客户信任，从守住一张纸、一个章开始。